POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Objectifs

L’administration et la gestion d’un régime de retraite nécessitent la collecte, la conservation et l’utilisation de renseignements personnels. Pour que ces activités se fassent dans le respect de la vie privée des personnes qui lui confient ces renseignements, les membres du Comité de retraite (le Comité) s’engagent à protéger les Renseignements personnels qu’il doit colliger, détenir et utiliser pour assumer son mandat et ses responsabilités, et ce, dans le respect des règles et lois établies en matière de protection des renseignements personnels.

2. Définitions

Régime : le Régime de retraite du personnel des CPE et des garderies privées conventionnées du Québec
Comité : le comité de retraite du Régime
Politique : la présente politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels
Renseignement personnel : toute information concernant une personne physique qui, prise séparément ou combinée à d’autres données, permet de l’identifier ou de la distinguer d’une autre personne, directement ou indirectement;
Participante: toute participante, qu’elle soit active, retraitée, bénéficiaire ou en rente différée ainsi que leur conjoint ou ayant droits le cas échéant.

3. Application

En adhérant au Régime, les Participantes, mais aussi leur employeur, reconnaissent que pour les fins d'administration et de gestion du Régime, le Comité doit collecter, conserver et utiliser leurs Renseignements personnels, notamment leur numéro d’assurance sociale, nom, adresse, salaire, employeur…

La présente Politique vise à préciser les engagements du Comité à l'égard des Renseignements personnels que ce dernier détient sur les Participantes.

À cet égard, tous les membres du Comité de même que le personnel du Bureau de la retraite (le BR) doivent signer annuellement le Code d’éthique qui comprend une section intitulée ‘Confidentialité et protection des Renseignements personnels’.

Les fournisseurs de services tiers, entrepreneurs indépendants, conseillers, etc. sous entente contractuelle avec le Comité et susceptibles de prendre connaissance de Renseignements personnels doivent aussi se conformer à la Politique

4. Principes

La Politique s’appuie sur les principes suivants :

Respect du mandat du Comité :

1. Dans le cadre de son mandat, le Comité doit constituer, aux fins de l’administration et de la gestion du Régime, des dossiers qui nécessitent la collecte, la conservation et l’utilisation de Renseignements personnels ;
2. Dans le but d’assurer l'administration et la gestion du Régime et de fournir les services attendus, le Comité peut, aux seules fins pour lesquelles elles ont été obtenues, confier ou échanger les Renseignements personnels qu’il détient à des fournisseurs de services externes (par exemple à l’administrateur délégué, l’actuaire, l’auditeur externe) ;
3. Le Comité doit conserver les Renseignements personnels en conformité avec sa « Politique de gestion documentaire » et aussi longtemps que le requièrent l'administration et la gestion du Régime.

Confiance

1. Chaque membre du Comité doit veiller à préserver la confidentialité des Renseignements personnels ; à cet effet, le Comité prend et applique les mesures de sécurité qui s'imposent pour assurer le caractère confidentiel des renseignements qu’il a en sa possession ;
2. Les Renseignements personnels recueillis demeurent sous la responsabilité du Comité ; ils doivent être traités de façon confidentielle et n’être partagés qu’aux fins prévues pour l’administration et la gestion du Régime ;
3. Les Renseignements personnels contenus dans les dossiers du Comité ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à les consulter dans l'exercice des fonctions liées à l'administration et à la gestion du Régime ;
4. Le Comité utilise les Renseignements personnels qui lui sont confiés conformément aux dispositions de toute législation ou réglementation applicable, notamment celles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite et de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Responsabilité

1. Les fournisseurs de services externes à qui le Comité aura confié des Renseignements personnels n'utilisent ces renseignements qu’aux fins prévues à la Politique;
2. Chaque fois que des Renseignements personnels sont transmis à des fournisseurs de services externes, le Comité s’assure que leur utilisation se fasse conformément à des dispositions contractuelles assurant un niveau de protection conforme aux principes établis par la Politique.

Exactitude

1. Le Comité fait tout effort raisonnable pour veiller à ce que les renseignements contenus dans ses dossiers soient exacts et complets et ce, quel que soit le support de ces derniers.

5. Demande d’accès et rectification

La Participante qui a des questions en lien avec la présente Politique peut s'adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels du Comité à l'adresse suivante : 1010 Sherbrooke Ouest, bureau 720, Montréal, Québec, H3A 2R7 ou par courrier électronique au info@rrcpegq.ca.

Par ailleurs, la Participante peut faire une demande d’accès à son dossier en écrivant au Comité à l’adresse suivante : Équipe d’administration du RRCPEGQ, 1060, boul. Robert-Bourassa, bureau RC- 01, Montréal, Québec, H3B 4V3 ou par courrier électronique au rrcpegq@lifeworks.com.

Toute mésentente relative à la protection des Renseignements personnels sous la responsabilité du Comité peut aussi être déposée selon le processus prévu à sa « Politique de traitement des plaintes ».

6. Engagement sur la confidentialité

En plus des membres du Comité et du personnel du BR, les fournisseurs de services tiers, entrepreneurs indépendants et autres conseillers sous entente contractuelle avec le Comité et susceptibles de prendre connaissance de Renseignements personnels doivent également signer un document d’engagement de protéger la confidentialité de ces Renseignements dans le respect des principes énoncés à la Politique.

7. Entrée en vigueur et révision

La Politique est entrée en vigueur le 1er mars 2023. Elle peut être révisée en tout temps par le Comité, dès que la nécessité d’y apporter des ajustements le requiert.